Stundenabrechnung einfach erklärt – Definition & Tipps für Arbeitgeber

Was ist Stundenabrechnung?

Die Stundenabrechnung ist ein zentraler Bestandteil der Personalabrechnung und Zeiterfassung. Sie dient Arbeitgebern dazu, die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden der Mitarbeitenden systematisch zu erfassen, auszuwerten und für die monatliche Lohnabrechnung zu nutzen. Dabei kann die Abrechnung sowohl projektbezogen als auch tätigkeitsbezogen erfolgen – z. B. in Handwerksbetrieben, Dienstleistungsunternehmen oder Agenturen.

In der Praxis erfolgt die Zeiterfassung digital oder über manuelle Stundenzettel, die anschließend von der Personalabteilung überprüft und in die Lohnbuchhaltung übernommen werden. Eine rechtssichere Stundenabrechnung sorgt nicht nur für transparente Vergütungsprozesse, sondern hilft auch bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften wie dem Arbeitszeitgesetz.

Wie funktioniert die Stundenabrechnung für Mitarbeiter?

Die Stundenabrechnung verläuft in fünf klaren Schritten – von der Erfassung bis zur Integration in die Lohnabrechnung. So stellen Arbeitgeber sicher, dass alle Arbeitsstunden korrekt dokumentiert und vergütet werden.

🕒 Zeiterfassung der Mitarbeitenden

Die Mitarbeitenden erfassen ihre geleisteten Stunden mithilfe von:

• Digitalen Tools wie Apps oder Terminals

• Manuellen Stundenzetteln (Papier/Excel)

Hinweis: Seit dem EuGH-Urteil 2019 sind Arbeitgeber verpflichtet, ein verlässliches System zur Arbeitszeiterfassung bereitzustellen.

✅ Prüfung und Freigabe der Arbeitszeiten

Die erfassten Stunden werden durch die Führungskraft oder HR-Abteilung kontrolliert:

• Vollständigkeit und Korrektheit

• Pausenregelungen

• Überstunden oder Abwesenheiten

💰 Berechnung der Vergütung

Nach Freigabe erfolgt die Berechnung des Arbeitsentgelts:

• Stunden x Stundenlohn

• Zuschläge (z. B. Nacht-/Feiertagsarbeit)

• Abzüge (Minusstunden, Fehlzeiten)

🧾 Integration in die Lohnabrechnung

Die geprüften Stunden fließen automatisch oder manuell in die monatliche Lohnabrechnung ein:

• Lohnzahlung

• Sozialabgaben & Steuern

• Personalakten

🗃️ Archivierung und Auswertung

Die Stundenabrechnungen werden:

• Archiviert (gesetzliche Aufbewahrungspflicht!)

• Für Controlling, Planung und Produktivitätsanalysen genutzt

Tipp für Arbeitgeber: Mit einer Zeiterfassungssoftware wie Shiftbase lassen sich alle Schritte digital abbilden – effizient, transparent und gesetzeskonform.

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Welche Gesetze gelten?

Die Erstellung und Dokumentation von Stundenabrechnungen unterliegt in Deutschland verschiedenen arbeitsrechtlichen Vorschriften. Arbeitgeber sind verpflichtet, bestimmte Regeln einzuhalten, um rechtssicher abzurechnen und Sanktionen zu vermeiden.

Arbeitszeitgesetz (ArbZG)

Das Arbeitszeitgesetz regelt:

• Die Höchstgrenzen der täglichen/wöchentlichen Arbeitszeit

• Ruhepausen und Ruhezeiten

• Sonn- und Feiertagsruhe

Pflicht: Die Einhaltung der Arbeitszeitgrenzen muss dokumentiert werden – das betrifft insbesondere Überstunden und Sonn-/Feiertagsarbeit.

Nachweisgesetz (NachwG)

Seit dem Update 2022 gilt:

• Arbeitgeber müssen schriftlich nachweisen, wie sich die Arbeitszeit zusammensetzt (Vertraglich und tatsächlich)

• Verstöße können mit Bußgeldern geahndet werden

Tipp: Die Stundenabrechnung ist eine gute Möglichkeit, diese Nachweispflicht zu erfüllen.

Mindestlohngesetz (MiLoG)

Das Mindestlohngesetz verpflichtet:

• Eine lückenlose Zeiterfassung für Minijobber, Werkstudenten und Beschäftigte in bestimmten Branchen

• Speicherung der Aufzeichnungen für mindestens zwei Jahre

Branchenbeispiele: Gebäudereinigung, Logistik, Gastronomie

Europäisches Arbeitszeitrecht (EuGH-Urteil 2019)

Laut EuGH müssen alle EU-Mitgliedstaaten Systeme einführen, mit denen die tägliche Arbeitszeit objektiv, verlässlich und zugänglich erfasst werden kann.

In Deutschland wird diese Pflicht derzeit noch im Arbeitszeitgesetz konkretisiert – eine gesetzliche Änderung steht bevor.

Datenschutz (DSGVO)

Bei der Verarbeitung personenbezogener Daten (wie Arbeitsstunden) gelten die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO):

• Zweckbindung der Daten

• Zugriff nur durch befugte Personen

• Aufbewahrungsfristen beachten

Die Einhaltung dieser Gesetze ist nicht optional. Mit einer digitalen Zeiterfassungslösung wie Shiftbase stellen Sie sicher, dass alle gesetzlichen Vorgaben erfüllt und dokumentiert werden – ohne hohen Verwaltungsaufwand.

Wie werden Feiertage in der Stundenabrechnung behandelt?

Feiertage sind gesetzlich arbeitsfreie Tage, an denen Arbeitnehmer bei fortlaufender Entgeltzahlung nicht arbeiten müssen (§ 2 EFZG – Entgeltfortzahlungsgesetz). In der Stundenabrechnung müssen sie daher gesondert berücksichtigt werden, um korrekte Lohnabrechnungen und gesetzeskonforme Zeitkonten zu gewährleisten.

📅 Entgeltfortzahlung an Feiertagen: Arbeitnehmer haben Anspruch auf Lohnfortzahlung, wenn:

• Der Feiertag auf einen regulären Arbeitstag fällt

• Der Arbeitnehmer arbeitsfähig und arbeitsbereit gewesen wäre

Beispiel: Fällt der 3. Oktober (Tag der Deutschen Einheit) auf einen Dienstag und der Arbeitnehmer arbeitet normalerweise dienstags, wird dieser Tag bezahlt – ohne dass gearbeitet wird.

⏳ Feiertage und Zeiterfassung: In der Stundenabrechnung wird der Feiertag als bezahlte Abwesenheit verbucht:

• Eintrag als „Feiertag“ im Zeiterfassungssystem

• Stundenwert entspricht der vertraglich vereinbarten Soll-Arbeitszeit des Tages

Beispiel: Ein Mitarbeiter mit 8 Stunden täglicher Soll-Arbeitszeit erhält für den Feiertag ebenfalls 8 Stunden angerechnet.

🚨 Feiertagsarbeit: Muss ein Arbeitnehmer an einem Feiertag arbeiten, gelten folgende Regeln:

• Feiertagszuschläge können tariflich oder betrieblich geregelt sein

• Es besteht ein Anspruch auf Ersatzruhetag (§ 11 ArbZG)

Beispiel-Abrechnung:
8 Stunden Feiertagsarbeit → 8 Stunden regulär + X % Zuschlag (z. B. 100 %)

⚠️ Besonderheiten bei Teilzeit und Schichtarbeit: Bei Teilzeitmodellen oder unregelmäßigen Arbeitszeiten ist besondere Sorgfalt nötig:

• Der Feiertag darf nicht zulasten des Arbeitnehmers gehen

• Es empfiehlt sich ein Durchschnittswertverfahren (z. B. Berechnung auf Basis der letzten Wochen)

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Welche Tools helfen bei der Abrechnung?

Die manuelle Erfassung von Arbeitszeiten über Excel oder Papierlisten ist fehleranfällig, zeitaufwendig und rechtlich riskant. Moderne Tools zur digitalen Stundenabrechnung bieten Arbeitgebern eine effiziente, rechtssichere und zeitsparende Alternative.

Hier sind die wichtigsten Tool-Kategorien:

1. Zeiterfassungssoftware

Digitale Tools erfassen die Arbeitszeiten automatisch, speichern sie DSGVO-konform und machen sie direkt für die Abrechnung nutzbar.

Funktionen:

• Arbeitszeiterfassung per App, Terminal oder Web

• Erkennung von Feiertagen, Pausen und Überstunden

• Export für Lohnabrechnungssysteme

📌 Beispiel: Shiftbase – Zeiterfassung, Dienstplanung und Stundenabrechnung in einem.

2. Excel-Vorlagen (nur bedingt empfehlenswert)

Für kleinere Unternehmen oder den Einstieg:

• Einfache Nutzung, aber keine Automatisierung

• Keine rechtliche Absicherung (z. B. Zeitmanipulation möglich)

• Hoher manueller Aufwand bei Prüfung und Abrechnung

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3. ERP- & Lohnabrechnungssysteme mit Zeiterfassungsmodul

Viele ERP-Systeme integrieren Zeiterfassung, Abrechnung und Personalmanagement:

• Vollautomatisierte Schnittstellen zur Lohnabrechnung

• Ideal für mittlere bis große Unternehmen

4. All-in-One-Lösungen

Diese Tools vereinen Zeiterfassung, Schichtplanung und Stundenabrechnung auf einer Plattform.

✅ Vorteile:

• Alles in einem System (kein Toolwechsel nötig)

• Einfache Verwaltung von Arbeitszeitmodellen, Feiertagen & Zuschlägen

• Rechtskonform & cloudbasiert

Ob KMU oder Großbetrieb – die Wahl des richtigen Tools zur Stundenabrechnung spart Zeit, senkt Fehlerquoten und schafft rechtliche Sicherheit. Wer früh digitalisiert, profitiert langfristig von besserer Transparenz und Planbarkeit.

Fazit: Stundenabrechnung effizient & rechtssicher umsetzen

Für Arbeitgeber ist die Stundenabrechnung weit mehr als nur eine Pflichtaufgabe – sie ist die Grundlage für faire Vergütung, rechtliche Absicherung und effiziente Personalplanung. Wer Arbeitszeiten korrekt erfasst, Feiertage berücksichtigt und gesetzliche Vorgaben einhält, schafft Vertrauen bei Mitarbeitenden und schützt sich vor Bußgeldern und Abrechnungsfehlern.

Die manuelle Zeiterfassung stößt jedoch schnell an ihre Grenzen. Digitale Lösungen wie Shiftbase bieten eine moderne Alternative: automatisierte Arbeitszeiterfassung, rechtssichere Stundenabrechnung und transparente Auswertungen – alles in einem System.

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