Urlaubsverfall: So vermeiden Sie den Verlust Ihrer Urlaubsansprüche

Was bedeutet Urlaubsverfall?

Urlaubsverfall bedeutet, dass der Anspruch eines Arbeitnehmers auf gesetzlichen Urlaub erlischt, wenn er nicht innerhalb einer bestimmten Frist genommen wird. Der Urlaubsverfall ist eine wichtige arbeitsrechtliche Frage, da hierbei zahlreiche arbeitsrechtliche Regelungen und rechtliche Fragestellungen, wie etwa zur Verjährung oder Übertragung von Urlaub, zu beachten sind.

Für Arbeitgeber bedeutet das konkret:

Wenn Ihre Mitarbeitenden ihren Jahresurlaub nicht rechtzeitig nehmen – also bis zum 31. Dezember des laufenden Kalenderjahres – kann dieser Urlaub verfallen. Für Arbeitnehmer ist der Urlaubsverfall besonders relevant, da gesetzliche und tarifliche Regelungen die Ansprüche der Arbeitnehmern auf Erholungsurlaub sowie die Mitwirkungspflichten der Arbeitgeber bei der Urlaubsplanung und -übertragung betreffen. Doch Achtung: Der Verfall tritt nicht automatisch ein.

Verwalte Urlaub und Abwesenheit ganz einfach

• Automatisches Ansammeln von Urlaubsstunden
• Einfacher Urlaubsantrag
• Urlaubserfassungen in der Planung sichtbar

Kostenlos testen Eine Demo anfordern

Wann verfällt Urlaub wirklich?

• Grundregel (§ 7 Abs. 3 BUrlG): Urlaub muss bis Jahresende genommen werden, um den gesetzlichen Urlaubsanspruch nicht zu gefährden und einen Verfall der Urlaubstage zu vermeiden.

• Ausnahme: Eine Urlaubsübertragung ins Folgejahr ist nach der Regelung des Bundesurlaubsgesetzes (BUrlG) bis zum 31. März des Folgejahres zulässig, wenn dringende betriebliche oder persönliche Gründe dies rechtfertigen (z. B. Krankheit, hohe Arbeitsbelastung). Die Urlaubsübertragung ist dabei nur möglich, wenn solche Gründe vorliegen und die Mitwirkungsobliegenheiten des Arbeitgebers beachtet werden. Gesetzliche und tarifliche Regelungen zur Urlaubsübertragung sehen vor, dass der Urlaub in den ersten drei Monaten des Folgejahres genommen werden muss, um einen Verfall des Urlaubsanspruchs zu verhindern.

• Absolute Grenze: Laut Entscheidung des EuGH (z. B. C 120 21) und den Entscheidungen des Bundesarbeitsgerichts (BAG) verfällt der gesetzliche Urlaubsanspruch spätestens 15 Monate nach Ablauf des Urlaubsjahres, also z. B. am 31. März des übernächsten Jahres. In Fällen wie Langzeiterkrankung, Mutterschutz oder Elternzeit gelten besondere Regelungen, die eine Urlaubsübertragung und den Verfall der Urlaubstage betreffen.

• Aber nur, wenn: Der Arbeitgeber seine Aufforderungs- und Hinweispflichten erfüllt hat – also Beschäftigte und Arbeitnehmende rechtzeitig, klar und schriftlich über die Folgen des Urlaubsverfalls, die Verjährungsfrist und die Notwendigkeit, Urlaub zu nehmen, informiert wurden. Die Verjährung des Urlaubsanspruchs beginnt erst nach ordnungsgemäßer Belehrung durch den Arbeitgeber. Das Urlaubsrecht sieht vor, dass bei einem Arbeitgeberwechsel nach § 6 Absatz 2 BUrlG eine Bescheinigung über bereits gewährte Urlaubstage ausgestellt werden muss, um doppelte Ansprüche zu vermeiden.

Typische Fälle, in denen die Urlaubsübertragung oder der Verfall relevant werden, sind etwa bei längerer Krankheit, fehlender Aufforderung durch den Arbeitgeber oder bei Fragen zur Anwendbarkeit tariflicher Regelungen. Die Rechte und Pflichten der Beschäftigten, Arbeitnehmenden und Arbeitgebers im Zusammenhang mit Urlaubsansprüchen, Urlaubsübertragung und Verjährung sind durch das Bundesurlaubsgesetz und die aktuelle Rechtsprechung klar geregelt.

🛑 Was passiert ohne Hinweis?

Der Urlaub verfällt nicht, wenn Sie als Arbeitgeber nicht aktiv auf den bevorstehenden Verfall hingewiesen haben. Der Urlaubsanspruch bleibt bestehen – sogar über Jahre hinweg. Das kann zu Nachzahlungen und rechtlichen Risiken führen.

Urlaubsverfall ist kein Automatismus, sondern an klare rechtliche Bedingungen geknüpft. Als Arbeitgeber müssen Sie proaktiv handeln, um Ihre Pflichten zu erfüllen.

Shiftbase-Tipp: Mit unserer digitalen Urlaubsplanungslösung haben Sie die Fristen Ihrer Mitarbeitenden jederzeit im Blick. So vermeiden Sie böse Überraschungen beim Urlaubsverfall.

Gibt es eine absolute Frist für den Urlaubsverfall?

Ja. Spätestens 15 Monate nach Ablauf des Urlaubsjahres verfällt der gesetzliche Urlaubsanspruch endgültig – also in der Regel am 31. März des übernächsten Jahres. Dies hat der Europäische Gerichtshof (EuGH) in mehreren Urteilen bestätigt und das Bundesarbeitsgericht (BAG) folgt dieser Linie (z. B. Urteil vom 20. Dezember 2022 – 9 AZR 266/20).

Die Verjährungsfrist für Urlaubsansprüche beginnt jedoch erst, nachdem der Arbeitgeber seine Hinweispflichten erfüllt hat. Die Entscheidung des EuGH (C 120/21) ist hierbei maßgeblich und prägt die aktuelle Rechtslage im Urlaubsrecht für Arbeitnehmer und Arbeitgeber.

Müssen Arbeitgeber aktiv werden, damit der Urlaub verfällt?

Ja, unbedingt! Der Urlaubsverfall tritt nur dann ein, wenn Arbeitgeber Ihre gesetzlich vorgeschriebenen Hinweispflichten erfüllen. Dabei sind die Mitwirkungsobliegenheiten des Arbeitgebers und die Bedeutung der Aufforderungs- und Hinweispflichten im Urlaubsrecht entscheidend, um Beschäftigte rechtzeitig auf den drohenden Verfall ihrer Urlaubsansprüche hinzuweisen. Das bedeutet: Arbeitgeber müssen Ihre Mitarbeitenden rechtzeitig, klar und nachweislich darauf aufmerksam machen, dass sie ihren Resturlaub nehmen müssen – andernfalls verfällt der Anspruch nicht.

Achtung: Ohne diesen Hinweis bleibt der Urlaubsanspruch bestehen – sogar über die gesetzliche Verfallsfrist hinaus. Das hat der Europäische Gerichtshof (EuGH) sowie das Bundesarbeitsgericht (BAG) mehrfach bestätigt.

Diese Mitwirkungspflichten haben Arbeitgeber:

Sie müssen Ihre Mitarbeitenden:

• konkret über den offenen Urlaubsanspruch informieren (z. B. „Ihnen stehen noch 12 Urlaubstage zu“),

• zur Inanspruchnahme auffordern, den Urlaub im laufenden Kalenderjahr zu nehmen,

• und deutlich über die drohende Verfallsfrist aufklären (z. B. „Der Urlaub verfällt am 31.12. dieses Jahres, sofern er nicht genommen wird“).

Empfehlung: Dokumentieren Sie diesen Hinweis schriftlich – etwa per E-Mail oder direkt im digitalen HR-System.

Welche Rechte und Pflichten haben Arbeitgeber beim Urlaubsverfall?

Als Arbeitgeber sind Sie gesetzlich verpflichtet, dafür zu sorgen, dass Ihre Mitarbeitenden ihren Urlaub rechtzeitig nehmen können. Der Urlaubsanspruch ist ein Teil des Arbeitsrechts und fällt nicht automatisch weg – es sei denn, Sie kommen Ihren Hinweispflichten nach. Das Urlaubsrecht bildet dabei die rechtliche Grundlage für die Regelungen zum Urlaubsverfall und orientiert sich an den Vorgaben des Bundesurlaubsgesetzes sowie an der aktuellen Rechtsprechung.

🔍 Ihre wichtigsten Pflichten im Überblick:

• Aufklärungspflicht
  Sie müssen Ihre Mitarbeitenden transparent darüber informieren, wie viel Urlaub ihnen zusteht.

• Aufforderungspflicht
  Sie sind verpflichtet, Ihre Mitarbeitenden aktiv zur Urlaubsnahme im laufenden Kalenderjahr aufzufordern.

• Hinweispflicht auf Verfallfristen
  Sie müssen klar kommunizieren, dass der Urlaub verfallen kann, wenn er nicht genommen wird – und bis wann das geschehen muss (i. d. R. 31. Dezember, max. bis 31. März des Folgejahres bei Übertragung).

• Dokumentationspflicht
  Die Hinweise sollten nachweislich (idealerweise schriftlich) erfolgen – per E-Mail, Brief oder über ein digitales HR-System.

Wichtig: Ohne Erfüllung dieser Pflichten bleibt der Urlaubsanspruch bestehen – selbst über Jahre hinweg!

✅ Ihre wichtigsten Rechte im Überblick:

• Recht auf Verfall des Urlaubs
  Wird der Urlaub trotz Hinweis nicht genommen, verfällt er nach den gesetzlichen Fristen – spätestens 15 Monate nach Ende des Urlaubsjahres (§ 7 Abs. 3 BUrlG, BAG-Urteil & EuGH-Rechtsprechung). Die Entscheidungen des Bundesarbeitsgerichts und des EuGH zu Urlaubsverfall und Verjährung sind für die Praxis besonders relevant, da sie die Pflichten der Arbeitgeber und die Folgen für Arbeitnehmer und Arbeitgeber bei Nichteinhaltung der Fristen klarstellen.

• Planungssicherheit
  Sie können mit dokumentierter Urlaubsverfallregelung besser planen und haften nicht rückwirkend für nicht genommenen Urlaub.

• Recht auf Urlaubsverweigerung bei dringenden betrieblichen Gründen
  In Ausnahmefällen dürfen Sie die Urlaubserteilung verschieben – z. B. bei Personalengpässen, Saisonspitzen oder Krisenlagen. Der Urlaub muss dann zu einem späteren Zeitpunkt gewährt werden.

Welche Sonderfälle gibt es?

Der Urlaubsverfall ist in § 7 Abs. 3 des Bundesurlaubsgesetzes (BUrlG) geregelt. Doch die Praxis zeigt: Es gibt zahlreiche Sonderfälle, in denen der Umgang mit Resturlaub oder der Übertragung des Urlaubs komplexer wird. Arbeitgeber sollten diese unbedingt kennen – denn Fehler kosten oft Geld.

1. Langzeiterkrankung und Arbeitsunfähigkeit

Wenn Mitarbeitende über einen längeren Zeitraum krankgeschrieben sind, können sie ihren Urlaub nicht nehmen. In solchen Fällen wird der Urlaub übertragen, auch über das Jahresende hinaus – allerdings höchstens 15 Monate nach Ende des Urlaubsjahres.

📘 Beispiel: Urlaub aus dem Jahr 2024 verfällt spätestens am 31. März 2026, wenn die Person durchgehend arbeitsunfähig war.

2. Mutterschutz und Elternzeit

Während des Mutterschutzes oder der Elternzeit kann Urlaub nicht genommen werden. Auch hier greift die 15-Monats-Frist nach Ende des ursprünglichen Urlaubsjahres. Zudem wird gesetzlicher Urlaub während Elternzeit nicht gestrichen, sondern angesammelt.

📘 Achtung: Eine Kürzung des Urlaubs bei Elternzeit ist möglich – aber nur mit Vorankündigung und unter Einhaltung gesetzlicher Vorgaben (§ 17 BEEG).

3. Kündigung und Beendigung des Arbeitsverhältnisses

Wird ein Arbeitsverhältnis beendet, muss noch bestehender Urlaub gewährt oder ausgezahlt werden (§ 7 Abs. 4 BUrlG). Das gilt auch für übertragenen Resturlaub. Ein Verfall ist hier nicht zulässig, wenn der Urlaub bis zur Beendigung nicht genommen werden konnte.

💡 Shiftbase-Vorteil: Durch automatische Urlaubsübersichten und Resturlaubswarnungen sehen Sie sofort, ob offene Ansprüche bestehen – wichtig bei Abrechnungen oder Kündigungen.

4. Betriebliche Gründe für Nichtgewährung

Wenn ein Mitarbeitender seinen Urlaub bis Jahresende nehmen will, der Arbeitgeber ihn jedoch aus dringenden betrieblichen Gründen (z. B. Personalmangel, hoher Auftragsdruck) nicht gewähren kann, darf der Urlaub bis 31. März des Folgejahres übertragen werden. Danach droht der Verfall, sofern keine weiteren Sonderumstände bestehen.

5. Keine oder verspätete Hinweisverpflichtung durch den Arbeitgeber

Wenn Sie es als Arbeitgeber versäumen, Ihre Mitarbeitenden rechtzeitig und schriftlich über den drohenden Urlaubsverfall zu informieren, bleibt der Anspruch unbegrenzt bestehen – selbst wenn die 15-Monatsfrist überschritten ist.

📘 Rechtsprechung: Laut EuGH und BAG (z. B. BAG, Urteil vom 20.12.2022 – 9 AZR 245/19) ist der Arbeitgeber verpflichtet, aktiv auf Urlaubsverfall hinzuweisen.

Sonderfälle wie Krankheit, Elternzeit oder betriebliche Ausnahmezustände verlängern oder sichern Urlaubsansprüche – aber nur, wenn Sie als Arbeitgeber korrekt reagieren.

Fazit: Was Arbeitgeber beim Urlaubsverfall beachten müssen

Der Urlaubsverfall ist kein Selbstläufer – sondern an klare gesetzliche Vorgaben und Ihre aktive Mitwirkung als Arbeitgeber gebunden. Nur wenn Sie Ihre Mitarbeitenden rechtzeitig, transparent und dokumentiert über ihren Resturlaub und drohende Verfallsfristen informieren, kann der Urlaub am Jahresende oder spätestens nach 15 Monaten tatsächlich verfallen.

Wer diese Pflichten versäumt, riskiert langfristige Urlaubsansprüche, Nachzahlungen oder sogar Rechtsstreitigkeiten.

Mit Shiftbase lassen sich alle Fristen, Sonderregelungen und Urlaubsarten übersichtlich verwalten – inklusive Hinweispflichten und automatischer Dokumentation. Jetzt rechtssicher Urlaub verwalten! 🚀