Fakturierung leicht gemacht: Tipps für effiziente Rechnungserstellung

Was ist Fakturierung? - Definition

Die Fakturierung – auch als Rechnungslegung oder Rechnungsstellung bezeichnet – beschreibt den Vorgang der Erstellung einer Rechnung. Sie ist ein zentraler Bestandteil des Rechnungswesens jedes Unternehmens. Ob Sie Waren liefern oder Dienstleistungen erbringen: Mit einer Faktura dokumentieren Sie die Leistungserbringung und stellen sicher, dass Ihre Forderung beim Kunden geltend gemacht wird.

Wie unterscheidet sich eine Faktura von einer gewöhnlichen Rechnung?

Im Grunde handelt es sich um denselben Vorgang – „Faktura“ ist lediglich die kaufmännische Bezeichnung für eine Rechnung. In vielen Portalen, ERP-Systemen oder Buchhaltungs-Tools finden Sie beide Begriffe synonym verwendet.

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Welche Inhalte gehören in eine korrekte Rechnung?

Damit Ihre Rechnung den gesetzlichen Vorschriften entspricht, sollten Sie folgende Angaben beachten:

• Name und Anschrift Ihres Unternehmens und des Kunden

• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

• Fortlaufende Rechnungsnummer

• Datum der Rechnungserstellung

• Art und Umfang der erbrachten Leistungen oder gelieferten Waren

• Rechnungsbetrag (netto), Umsatzsteuersatz und Steuerbetrag

• Gesamtbetrag (brutto)

Was bedeutet Nachfakturierung und Vorfakturierung?

Die Begriffe Vorfakturierung und Nachfakturierung beziehen sich auf den Zeitpunkt der Rechnungsstellung im Verhältnis zur erbrachten Leistung oder Warenlieferung – ein wichtiger Aspekt in der Buchhaltung, insbesondere für Unternehmen mit projektbezogener oder individueller Leistungserbringung.

🔹 Vorfakturierung (Prebilling)

Bei der Vorfakturierung wird die Rechnung bereits vor der eigentlichen Leistung oder Lieferung ausgestellt. Dies kommt oft in folgenden Fällen vor:

• Bei Dienstleistungsverträgen mit Vorauszahlungen

• Im E-Commerce, wenn Zahlung vor dem Versand erfolgt

• Bei Projektarbeit, um Budgets vorab zu sichern

Vorteil: Sie sichern sich frühzeitig die Zahlung und haben eine klare finanzielle Planungsbasis.
Aber: Die Verbuchung muss korrekt erfolgen, um bei der Umsatzsteuer keine Fehler zu machen.

🔹 Nachfakturierung (Postbilling)

Die Nachfakturierung bedeutet, dass Sie erst nach Leistungserbringung oder Lieferung eine Rechnung stellen. Das ist besonders häufig in folgenden Situationen:

• Bei nach Aufwand abgerechneten Leistungen

• Wenn sich nachträglich Änderungen im Leistungsumfang ergeben

• Bei verspäteter Datenübermittlung durch Dritte (z. B. Subunternehmer)

Vorteil: Sie fakturieren exakt das, was tatsächlich geleistet wurde.
Herausforderung: Verzögerungen können den Cashflow beeinflussen und zu Zahlungsverzögerungen führen.

Was sind Fakturierung-Aufgaben?

Die Aufgaben im Bereich der Fakturierung sind vielfältig und spielen eine zentrale Rolle im Geschäftsbetrieb eines Unternehmens. Hier sind einige der wichtigsten Fakturierung-Aufgaben im Überblick:

Rechnungserstellung: Die offensichtlichste Aufgabe in der Fakturierung ist die Erstellung von Rechnungen für erbrachte Leistungen oder gelieferte Waren. Dabei müssen alle relevanten Informationen wie Produkte oder Dienstleistungen, Mengen, Preise und Steuern korrekt erfasst werden.

Rechnungsversand: Nach der Erstellung müssen die Rechnungen an die Kunden gesendet werden. Dies kann auf verschiedene Arten erfolgen, sei es per E-Mail, Post oder über ein Online-Portal.

Fristen und Zahlungsbedingungen: Die Festlegung von Zahlungsfristen und -bedingungen ist eine wichtige Aufgabe. Hierbei müssen Unternehmen sicherstellen, dass Kunden die Rechnungen rechtzeitig begleichen, um Liquiditätsprobleme zu vermeiden.

Umsatzsteuerberechnung: Die Fakturierung umfasst auch die korrekte Berechnung der Umsatzsteuer gemäß den geltenden Steuervorschriften.

Kundenkommunikation: Bei Unklarheiten oder Problemen in Bezug auf Rechnungen ist eine klare Kommunikation mit den Kunden entscheidend. Das umfasst auch die Beantwortung von Fragen oder die Ausstellung von Gutschriften, wenn nötig.

Archivierung: Unternehmen müssen alle erstellten Rechnungen und Buchungsbelege ordnungsgemäß archivieren, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen.

Zahlungsausfälle vermeiden und Forderungsmanagement optimieren

Zahlungsausfälle können jedes Unternehmen unter Druck setzen – vor allem, wenn sie sich häufen. Ein effizientes Forderungsmanagement ist daher unverzichtbar, um Ihre Finanzen stabil zu halten und die Verbuchung von Rechnungen sauber zu gestalten.

🔒 5 Tipps, wie Sie Zahlungsausfälle vermeiden:

1- Rechnungsstellung fehlerfrei und schnell abwickeln
Je früher Ihre Kunden die Rechnung erhalten, desto schneller kann bezahlt werden. Achten Sie auf vollständige Angaben wie Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, korrektes Rechnungsdatum, klare Leistungsbeschreibung und eindeutige Zahlungsziele.

2- Zahlungsziele und AGB klar definieren
Kommunizieren Sie Fristen und Bedingungen bereits im Angebot oder Vertrag. So beugen Sie Missverständnissen bei der Leistungserbringung oder Lieferung vor.

3- Zahlungserinnerungen automatisieren
Tools unterstützen Sie bei der rechtzeitigen Versendung von Zahlungserinnerungen und Mahnungen – ganz ohne manuelle Listenführung. So rutscht keine offene Forderung durch.

4- Bonitätsprüfung bei neuen Kunden
Ein kurzer Check kann helfen, das Risiko von Forderungsausfällen zu minimieren – besonders bei größeren Warenlieferungen oder langfristigen Projekten.

5- Vorgänge rechtssicher dokumentieren
Für eventuelle Auseinandersetzungen mit Kunden oder dem Finanzamt ist eine lückenlose Dokumentation aller geschäftlichen Vorgänge unerlässlich – vom ersten Angebot bis zur letzten Mahnung.

Fazit: Effiziente Fakturierung als Erfolgsfaktor für Ihr Unternehmen

Die Fakturierung ist weit mehr als nur ein administrativer Pflichtvorgang – sie bildet das Rückgrat Ihres unternehmerischen Rechnungswesens. Eine fehlerfreie, rechtssichere und gut strukturierte Rechnungsstellung sorgt nicht nur für stabile Finanzen, sondern stärkt auch die Kundenbeziehungen und schützt vor Zahlungsausfällen.

Ganz gleich, ob Sie mit Dienstleistungen, Produkten oder komplexen Leistungserbringungsprozessen arbeiten – durch den gezielten Einsatz digitaler Lösungen wie Shiftbase können Sie die Rechnungserstellung, Nachfakturierung, Mahnungen und die gesamte Buchhaltung deutlich vereinfachen und automatisieren.

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